Das System im Überblick

Der Editor ist das Herzstück von Varmendo. Prozesse werden in nummerierte Schritte gegliedert, die sich frei anordnen und ergänzen lassen. Jeder Schritt hat einen Titel, eine Beschreibung und optional angehängte Medien.

Die Eingabe ist bewusst schlank gehalten. Kein komplexes Textverarbeitungsprogramm, sondern ein fokussiertes Interface, das auf das Wesentliche reduziert ist.

Manche Schritte lassen sich besser zeigen als beschreiben. Fotos von Gerätezuständen, kurze Videoanleitungen oder Bildschirmaufnahmen können direkt in den jeweiligen Schritt eingebettet werden.

Unterstützt werden gängige Bildformate sowie kurze Videos. Die Medienverwaltung ist direkt in den Editor integriert, ohne Umwege über externe Speicherorte.

Jede gespeicherte Änderung an einem SOP erzeugt automatisch eine neue Version. Die Versionshistorie zeigt, wer wann was verändert hat. Bei Bedarf kann jede frühere Version wiederhergestellt werden.

Zu jeder Änderung kann ein kurzer Kommentar hinterlegt werden: "Neue Sicherheitsvorschrift eingearbeitet" oder "Schritt 3 nach Kundenfeedback überarbeitet". Das macht die Entwicklung eines Prozesses nachvollziehbar.

Jeder SOP hat einen Eigentümer, der für Aktualität und Korrektheit verantwortlich ist. Darüber hinaus kann festgelegt werden, welche Mitarbeiter oder Rollen Zugang haben und den Prozess lesen sollen.

Die Zuweisung kann nach Abteilung, Rolle oder einzelner Person erfolgen. Neue Mitarbeiter werden automatisch über relevante SOPs informiert, sobald sie dem System hinzugefügt werden.

Nach dem Lesen eines SOPs bestätigen Mitarbeiter ihre Kenntnisnahme mit einem einfachen Klick. Diese Bestätigung wird mit Datum und Uhrzeit gespeichert und ist im Verwaltungsbereich einsehbar.

Wird ein SOP aktualisiert, werden alle Lesebestätigungen zurückgesetzt. Die zugewiesenen Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung und müssen die neue Version erneut bestätigen. So bleibt der Wissensstand immer aktuell.